بایگانی ریلی چیست و چه کاربردی دارد؟
بایگانی ریلی یکی از بهترین سیستم ها برای ذخیره کردن اسناد و مدارک است. در بسیاری از سازمان ها و دفاتر، مدارک اشخاص و کارمندان و همچنین بسیاری از مدارک دیگر که به صورت کاغذی است، نیاز به ذخیره سازی دارند. ذخیره این مدارک و اسناد باید به گونه ای باشد که از لحاظ اشغال فضایی بهینه بوده و همچنین دسترسی آسان و سریع به همه مدارک را ایجاد کند.
مشاهده بهترین تجهیزات بایگانی اسناد و مدارک
کمد های ریلی که به صورت تخصصی برای ذخیره سازی مدارک و اسناد در مقیاس انبوه ساخته می شوند یکی از بهترین انتخاب ها برای سازماندهی مدارک به شمار می روند. گرچه امروزه بیشتر مدارک به صورت مجازی و فایل های الکترونیکی نگهداری می شوند، اما نکته مهم در مورد ذخیره سازی مدارک و اسناد به صورت دیجیتال پاک شدن و حذف شدن آن در سیستم ها می باشند. اما نگهداری اسناد به صورت کاغذی احتمال از بین رفتن آنها را کمتر می کند.
کاربرد و مزایای بایگانی ریلی
بایگانی ریلی در واقع قفسه های متحرکی هستند که تعداد زیادی مدارک و اسناد را در خود جای می دهند. این بایگانی ها قفسه هایی طویل هستند که در طبقات و اندازه مختلف ساخته می شوند. به علت طویل بودن قفسه ها، تعداد پرونده هایی که می توانند در این قفسه ها قرار گیرند بسیار زیاده بوده در حالی که فضای کمتری را نسبت به کمد و قفسه های عادی اشغال می کند. این کمد های ریلی در واقع قفسه های هستند که روی یک پایه چرخدار قرار دارند.
سایر تجهیزات بایگانی اسناد و مدارک : کمد اداری فلزی
از این نوع بایگانی ها در بسیاری از سازمان ها و نهاد استفاده می شود زیرا می توانند در عین اشغال فضای کم بسیاری از پرونده ها و اسناد را در خود جای دهند. در بسیاری از مراکز آموزشی مانند دانشگاه ها و همچنین کتابخانه ها استفاده از بایگانی های ریلی نیز بسیار متداول بوده و کار طبقه بندی و جستجو مدارک را آسان تر کرده است.
انواع بایگانی ریلی
بایگانی های ریلی با توجه به کاربرد هایی که دارند انواع مختلفی دارند که عبارت اند از : بایگانی های ریلی دستی، بایگانی های ریلی الکتریکی، بایگانی ریلی دو طبقه. در ادامه به بررسی هر یک می پردازیم.
بایگانی ریلی دستی
بایگانی های دستی خود به دو نوع دیگر تقسیم می شوند که عبارت اند از نوع مکانیکی و حلقوی. در این نوع از بایگانی ها برای جابه جایی و بیرون کشیدن قفسه ها از یک گیره استفاده می شود که در قسمت بیرونی یک واحد ( قفسه ها) قرار دارد. همچنین این بایگانی ها دارای اهرم هایی هستند که میتوان آنها را به سمت جلو عقب و یا به چپ و راست چرخاند.
بایگانی الکترونی
در این نوع از بایگانی ها، برای دسترسی به اسناد و پرونده ها از روش های الکترونی استفاده می شود. با فشار دادن یک دکمه می توان به قفسه ها دسترسی پیدا کرد و آنها را در جهات مختلف جابجا کرد.
بایگانی دو طبقه
این نوع از بایگانی از پیشرفته ترین و بزرگترین نوع بایگانی ها محسوب می شود. اندازه این بایگانی ها به قدری بزرگ بوده که برای استفاده از آنها در طبقات بالا نیاز به استفاده از نردبان و یا پله های متحرک است. در این حالت راهروهایی ایجاد می شود که نردبان و پله های متحرک های در آنها قرار می گیرند و کار دسترسی به اسناد در طبقات بالا را آسان می کنند. این نوع بایگانی ها بیشتر در نهاد ها و سازمان های بزرگ و کشوری مورد استفاده قرار می گیرد.
جهت تماس و کسب مشاوره رایگان از طریق شماره 02166715956 و یا واتس اپ سایت با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
تفاوت بین بایگانی ریلی ثابت و متحرک
در بایگانی های قفسه ای که ثابت هستند برای دسترسی به همه مدارک باید راهرو وجود داشته باشد. در بایگانی ریلی به دلیل حذف این راهرو ها فضای بیشتری در اختیار قرار می گیرد. استفاده از بایگانی ریلی به دلیل اینکه دارای فضای بسته است احتمال نفوذ ذرات ریز و گرد و خاک را کاهش می دهد. اما در قفسه های باز و ثابت احتمال نشستن گرد و خاک روی اسناد و پرونده ها بیشتر است. بدین ترتیب در بایگانی های ریلی عمر اسناد و مدارک نیز طولانی تر می گردد. یکی دیگر از تفاوت ها و مزایای بایگانی های ریلی نسبت به قفسه های ثابت، داشتن قفل مرکزی و امنیت بالاست. استفاده از رنگ آمیزی در بایگانی های ریلی به دلیل جلوه ویژه و زیبایی که ایجاد می کند، باعث زیبایی بصری محل کار می شود.
سایر تجهیزات بایگانی اسناد و مدارک : فایل اداری
اندازه فایل های بایگانی ریل دار
ظرفیت فایل های بایگانی با توجه به اندازه آنها مشخص می گردد. مثلا اگر یک قفسه بایگانی دارای ارتفاع 230 سانتی متر، طول سه متر و عرض 80 سانتی متر باشد، ظرفیت آن معادل 8000 پرونده است. ( اگر ضخامت پرونده ها نیم سانتی متر باشد). جنس بایگانی های ریلی معمولا از چوب بوده تا وزن سبکتری برای حمل و یا چرخاندن داشته باشند. اما این نوع بایگانی از جنس فلز و همچنین پلاستیک فشرده نیز ساخته می شوند.