اتاق کنفرانس در اصل یک اتاق برای جلسات گروهی و پر مخاطب‌تر است. به زبان ساده‌تر به اتاقی که محل برگزاری کنفرانس باشد، اتاق کنفرانس می‌گویند که تعداد افراد حاضر در آن، بیشتر از اتاق جلسه است. اتاقی که برای کنفرانس در یک شرکت در نظر گرفته شده است باید از امکانات و طراحی‌های ویژه‌ای برخوردار باشد؛ بنابراین این سوال مطرح می‌شود که برای داشتن اتاق کنفرانس مناسب چه چیزهایی لازم است؟

پیش از پرداختن به آپشن‌های مورد نیاز برای طراحی یک دکوراسیون بی نقص در اتاق مخصوص کنفرانس، بهتر است بدانیم که اصلا کنفرانس چیست و معمولا مخصوص چه افرادی است.

کنفرانس چیست؟

کنفرانس در اصل، ارائه دادن توضیحات کاملی از یک ترفند، ایده یا کالایی است که توسط یک یا چند شخص برای تعداد بیشتری از افراد حاضر صورت می‌گیرد. کنفرانس می‌تواند در رابطه با یک مبحث دانشگاهی، ایده یا کالای تجاری باشد که باید توضیحات تکمیلی راجب آن داده شود.

کنفرانس در دانشگاه

اساتید و دانشجویان گرد هم آمده و در رابطه با تحقیقات، مقالات علمی و پروژه‌های مورد نظر کنفرانس می‌دهند.

کنفرانس در شرکت تجاری

هر شرکت تجاری به یک اتاق کنفرانس مجهز است که انجام امور کنفرانس را برای هیئت مدیره و اعضای عمومی آسان‌تر می‌کند. صحبت در رابطه با ایده‌های جدید کاری، رونمایی از یک محصول جدید، ترفند‌های افزایش نرخ نمودار سود دهی و… از نمونه بحث‌های کنفرانسی در شرکت‌های تجاری هستند.

تفاوت‌های اتاق کنفرانس و جلسه

همانطور که پیش‌تر گفتیم، کنفرانس همان جلسه در ابعاد بزرگتر و عمومی‌تر است که در برخی از این کنفرانس‌ها همه افراد حق نظردهی ندارند؛ اما در جلسات خصوصی افراد حاضر کمتر بوده و همگی صاحب نظر هستند.

اتاق کنفرانس بزرگتر است

به دلیل تعداد اعضای بیشتر حاضر در کنفرانس، مساحت اتاق مخصوص کنفرانس نسبت به جلسه بزرگتر است.

اتاق کنفرانس از میز بزرگ بهره می‌گیرد

در اتاق جلسه تنها یک میز چند نفره برای اعضای هیئت مدیره کافی است؛ اما برای اتاق مخصوص کنفرانس به یک میز کنفرانس گروهی نیاز است.

فضاسازی اتاق کنفرانس با پارتیشن بندی شیشه‌ای

پارتیشن بندی شیشه‌ای برای اتاق کنفرانس و سایر قسمت‌های شرکت، نقطه عطف شرکت از نظر کاری و طراحی دکوراسیون به حساب می‌آید. چند سالی است که دیگر افراد از دکوراسیون قدیمی و سنتی دست کشیده و با پارتیشن بندی قسمت‌های مختلف شرکت، یک ظاهر جذاب و چشمگیر به آن اعطا کرده‌اند.

پارتیشن بندی شیشه‌ای در میان مدل‌های دیگر آن بسیار پرطرفدار بوده و دلیل آن داشتن مزیت‌های فراوان است.

• پارتیشن شیشه‌ای این اجازه را به همکاران می‌دهد تا از طریق کلامی و چشمی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
• پارتیشن بندی شیشه‌ای برای اتاق مخصوص کنفرانس، به زیبایی، جذابیت و دید اتاق از طرف دیگران می‌افزاید که خود کمک بزرگی به حفظ اقتدار شرکت خواهد کرد.
• پارتیشن بندی شیشه‌ای، شرکت را دلباز‌تر، بزرگتر و جذاب تر به تصویر می‌کشد که خود موجب افزایش چشمگیر بودن شرکت از نظر اعضای عمومی و اشخاص بیرونی خواهد شد.
• نصب و جداسازی آسان پارتیشن‌های شیشه‌ای در اتاق کنفرانس نسبت به انواع دیگر آن باعث شده که این طراحی دکور در میان صاحبان شرکت محبوب شود.
• تمیز کردن پارتیشن‌های شیشه‌ای با یک شیشه پاک کن و دستمال بسیار راحت تر از ساعت‌ها رنگ کاری یک پارتیشن چوبی یا گچی خواهد بود.
• پارتیشن‌های شیشه‌ای نور را منعکس کرده و تا پیش از غروب آفتاب، فضای شرکت را به طور طبیعی روشن نگه می‌دارند که جدا از زیبایی، در مصرف برق نیز صرفه جویی خواهد شد.
• امروزه با ایجاد طرح‌های مات روی پارتیشن‌های شیشه‌ای، مسئله حریم خصوصی تا حد زیادی حل شده‌ است.

 

برای مطالعه بیشتر: آیا شیشه‌های به کار رفته در پارتیشن‌های شیشه‌ای دوجداره هستند؟

 

میز کنفرانس، موثر در عملکرد اتاق کنفرانس

شاید تا به حال از خود پرسیده باشید که برای داشتن اتاق کنفرانس مناسب چه چیزهایی لازم است؟

جدا از پارتیشن‌های شیشه‌ای، داشتن یک میز کنفرانس بزرگ و با ظرفیت، یکی دیگر از تجهیزات لازم برای تکمیل دکوراسیون اتاق کنفرانس می‌باشد. میز کنفرانس که معمولا بزرگ بوده و بیش از ۲۰ نفر ظرفیت دارد، با توجه به تعداد اعضای هیئت مدیره و اعضای عمومی شرکت دارای بزرگی ابعاد و ظرفیت می‌باشد.

میز کنفرانس در اتاق کنفرانس معمولا یک میز یکدست و بزرگ بوده که در وسط اتاق کنفرانس روبروی منبر کنفرانس دهنده قرار دارد. البته جایگذاری میز کنفرانس بسته به دکورا‌های شرکت‌های مختلف، متنوع است.

مزیت‌های میز کنفرانس

• می‌توان کلاس‌های آموزشی و پروژه‌ای را در اتاق مخصوص کنفرانس برگزار کرد
• حضور تمامی اعضای مهم شرکت در برگزاری کنفرانس ایده‌های جدید
• می‌توان همایش‌های مختلفی از جمله برخی جشن‌های سالگرد تاسیس شرکت و… را در اتاق کنفرانس و پشت میز کنفرانس برگزار کرد

جنس میز کنفرانس

میزهای کنفرانس معمولا از سه جنس چوب اصل، لمینت و ام دی اف ساخته شده و با پایه‌های مربع، مستطیل و یا استوانه‌ای از ۴ تا به بالا در زیر میز قرار می‌گیرند. میزهای که از چوب اصل درختانی همچون بلوط ساخته شده‌اند و ظاهر خود را کاملا طبیعی حفظ کرده‌اند، بسیار گران‌تر و محکم‌تر هستند.

صندلی‌های راحت و گران قیمت برای اتاق کنفرانس

هنگامی که در یک شرکت کنفرانس برگزار می‌شود و اعضای شرکت در اتاق کنفرانس حضور می‌یابند، باید ساعات زیادی را بر روی صندلی نشسته و به گوش دادن، صحبت کردن و اظهار نظر بپردازند؛ به همین دلیل وجود صندلی‌های نرم، راحت و طبی برای نشستن طولانی مدت این اشخاص کاملا ضروری است.

برای داشتن اتاق کنفرانس مناسب، بهره‌گیری از صندلی‌های با جنس مرغوب، راحت و گران قیمت حرف اول را می‌زند تا اعضای حاضر در جلسه کنفرانس با کمردرد، کلافگی و بی حوصلگی روبرو نشوند.  همانطور که اتاق رئیس شرکت مجهز به صندلیهای راحت برای گفتگوهای چندساعته است، قطعا باید اتاق کنفرانس نیز از این ویژگی برخوردار باشد، تا بازدهی کاری اعضای شرکت بالاتر برود.

برای مطالعه بیشتر:  نکات مهم در رابطه با ست کردن میز و صندلی اداری

سخن پایانی

به جز پارتیشن‌های شیشه‌ای، میز کنفرانس و صندلی راحت، تجهیزات دیگر همچون یک منبر مناسب، مجهز به پروژکتور و دارای یک میز و صندلی راحت نیز از عوامل موثر در افزایش کیفیت اتاق کنفرانس است. اتاق مخصوص کنفرانس باید از نور کافی برخوردار باشد؛ همچنین برای رسیدن صدای اعضا به یکدیگر نیاز به فریاد زدن نباشد که این موضوع مربوط به جایگاه مناسب قرار گیری اتاق کنفرانس در شرکت است.